Некоторые операции с жильем, в первую очередь - продажа и передача в пользование, требуют сбора пакета бумаг. Одной из бумаг, необходимых для большинства сделок, является выписка из домовой книги. Выписка - вид документа, подтверждающего наличие или отсутствие лиц, зарегистрированных в жилом помещении. Обычная выписка содержит только актуальную информацию на день обращения. В ряде случаев, когда необходимо подтвердить движение конкретных лиц, запрашивается расширенная архивная выписка из домовой книги.
Что такое архивная выписка и для чего она нужна
Домовая книга представляет собой реестр записей о постановке и снятии с регистрации, ведущийся ответственными за учет граждан органами, учреждениями, предприятиями. В настоящее время обязанность ведения домовых книг возложена на управляющие компании (УК) или товарищества собственников жилья (ТСЖ). Сведения о движении предоставляются отделениями федеральной миграционной службы в муниципальном образовании или районе.
Современные домовые книги ведутся в двух вариантах - электронном и на бумажных носителях. Для удобства в качестве последнего используются учетные карточки, заведенные на каждое жилое помещение. На основании данных, полученных от УФМС, ответственный за ведение книги заносит в карточки все изменения.
Выписка из домовой книги представляет собой таблицу, составленную из записей карточки и состоящую из следующих граф:
- Ф.И.О. лица, зарегистрированного в квартире (доме).
- Дата рождения.
- Дата постановки на регистрационный учет.
- Дата снятия с учета.
Образец расширенной выписки из домовой книги помимо указанных граф должен содержать отметку о том, что выписка является архивной. В расширенной выписке отражаются все ранее зарегистрированные в квартире, комнате или доме лица, их учетные данные (информация о паспорте и предыдущем месте регистрации, а также место их убытия после выписки или причина отсутствия сведений о дальнейшей регистрации, например, смерть).
В каких случаях требуется расширенная выписка
Архивная выписка необходима для подтверждения или опровержения факта регистрации в следующих случаях:
- При объявлении человека розыск за совершение уголовного преступления.
- Для подтверждения бытового устройства после освобождения из мест лишения свободы.
- При ведении трудовой деятельности в другом населенном пункте.
- При длительном пребывании в стационарном лечебном учреждении;
- При убытии за границу.
Иногда выписка способствует подтверждению факта проживания по конкретному адресу для восстановления регистрации или предоставления гражданства российского людям, переехавшим в союзную республику до распада СССР.
Как правило, вопрос о том, нужна ли расширенная выписка из домовой книги для установления значимого факта, решает заинтересованный орган исполнительной власти - МВД, ФСИН, прокуратура и т.д.
Алгоритм получения расширенной выписки из домовой книги
Для того чтобы получить нужный документ, необходимо знать куда обратиться и кто может это сделать. Постороннему человеку документы, касающиеся миграционного учета никто не даст.
Кто может получить
К бумагам, касающимся квартиры, дома и иного жилья, предоставляется доступ:
- Лицам физическим и юридическим, являющимся собственником.
- Лицам, уполномоченным собственником и имеющим соответствующий документ - доверенность.
- Лицам, зарегистрированным на конкретной жилой площади.
Силовые структуры имеют собственные полномочия на запросы документации, касающейся регистрационного учета граждан и отправляют соответствующие запросы в УФМС или паспортный стол.
Где получить
Помимо УК и ТСЖ, расширенную выписку из домовой книги можно получить обратившись туда, где осуществляются схожие функции:
- в многофункциональный центр;
- в паспортный стол;
- в местное отделение УФМС (если заявителю необходимы сведения, касающиеся индивидуального жилого строения);
- в сельсовет, иной вид местной администрации (если жилье расположено в деревне, селе, поселке);
- в местное отделение БТИ, где хранятся все архивы, касающиеся эксплуатации жилого помещения.
До недавнего времени можно было заказать расширенную выписку из домовой книги посредством единой информационной системы «Госуслуги», но в силу неизвестных обстоятельств, такая возможность отключена.
Для получения выписки необходимо обратиться в любое из вышеназванных учреждений, предоставить документы, подтверждающие право получения - паспорт, доверенность и заполнить заявление. В случае, если документ требует доверенное лицо, доверенность должна быть заверена печатью и подписью нотариуса.
Нюансы
Заявление заполняется от руки по форме, которую покажут работники учреждения. В МФЦ может потребоваться копия паспорта. В некоторых случаях также могут запросить дополнительные документы, которые подтверждают право пользования или владения имуществом.
В отличие от обычной, архивная выписка из домовой книги изготавливается дольше. Причина - уточнение записей в карточке путем направления запросов в УФМС, БТИ и другие организации, где могут находиться нужные сведения. Большинство учреждений готовит расширенный вариант выписки из домовой книги в течение 1 недели.
Иногда уполномоченные сотрудники и архивные работники могут отказать в предоставлении выписки. Это может быть продиктовано как законными причинами вроде недействительности представленных документов - доверенности, паспорта, договора аренды или социального найма, так и внутренними инструкциями, например - при наличии задолженности по коммунальным услугам.
Изменения в нормативной базе, регулирующей предоставление форм расширенных выписок из домовой книге, привели к тому, что в некоторых регионах и районах, подобные документы перестали выдавать ввиду отсутствия во внутренних инструкциях соответствующей строчки.
Подобные нововведения привели к тому, что сотрудники УК, принятые на работу после 2018 года не представляют как выглядит расширенная выписка из домовой книги или что значит расширенная выписка из домовой книги.
Вопрос того, где брать расширенную выписку из домовой книги, каждый решает самостоятельно, исходя из собственного места жительства, срочности предоставления документа и иных значимых факторов.
Срок действия формы расширенной выписки из домовой книги составляет 30 календарных дней, так что если требующий орган расположен не в шаговой доступности, необходимо отправить документ посредством почты заказным письмом. По согласованию, можно продублировать содержание документа электронной почтой для оперативного принятия нужного решения.
Нововведения в вопросах документов, отражающих перемещения граждан, в частности - введение электронного документооборота вместо облегчения жизни осложнило, поскольку оцифровка архивных документов требует длительного времени, а также привлечения специалистов, занятых переносом сведений с бумаги в компьютерную сеть.
Отчасти именно этим может объясняться приостановка выдачи расширенной выписки из домовой книги через «Госуслуги» - несформированностью базы данных, не только в стране, но и в отдельных регионах, даже в Москве и Московской области.
Заключение
В настоящее время ряд органов государственной власти задаются вопросом - нужна ли расширенная выписка и государственной книги для принятия процессуальных и иных решений, влияющих на жизнь человека и судьбу жилья. Частичный ответ можно найти в дальнейшей концепции развития государственной службы, в том числе ее электронной составляющей. Судя по всему, будет продолжаться процесс цифровизации архивов для составления единого государственного реестра, интегрированного в информационный портал «Госуслуги». В текущей ситуации многие обходятся и стандартной выпиской, выданной на текущий момент. Для совершения сделок ее достаточно.
